Cómo usar ZKBioCVSecurity: Módulo de Personal y Visitantes

1 Agregar un empleado nuevo

Ve a Personal > Gestión de Personal > Persona y haz clic en Nuevo. Se abrirá un formulario con los siguientes campos principales:

• ID de Personal: Número único del empleado. Por defecto acepta hasta 9 dígitos. Si necesitas más dígitos o letras, configúralo primero en Personal > Parámetros.
• Departamento: Área de la empresa. Se selecciona del menú desplegable.
• Nombre / Apellido: Hasta 50 caracteres cada campo.
• Tipo de Certificado: Cédula, Pasaporte, Licencia de conducción u Otro. Permite subir imagen del documento.
• Fecha de Ingreso: Fecha de inicio laboral del empleado.
• Contraseña del Dispositivo: PIN de máximo 6 dígitos para verificación en equipos. No puede repetirse con otros usuarios.
• Número de Tarjeta: Tarjeta física del empleado. Máximo 10 caracteres, debe ser único.
• Correo / WhatsApp / App: Canales de notificación. Actívalos marcando la casilla correspondiente.

Cuando termines de llenar los datos, haz clic en OK para guardar el registro.

2 Registrar datos biométricos

ZKBioCVSecurity soporta huella dactilar, vena del dedo, palma y reconocimiento facial. Para registrarlos, sigue estos pasos:

1. Conecta el lector biométrico (huella o palma) al puerto USB del computador del administrador.
2. Abre el registro del empleado y haz clic en el ícono de Tipo Biométrico.
3. Si el driver no está instalado, el sistema te lo indicará. Descárgalo desde el mismo pop-up y completa la instalación.
4. Selecciona el dedo en la interfaz y apoya la huella en el lector tres veces seguidas. El sistema confirmará el registro exitoso.
5. Haz clic en OK para guardar y cerrar la ventana de biométricos.

Para la foto facial, haz clic en el botón de detalles biométricos, selecciona Foto de Comparación Facial y usa Examinar para subir la imagen.

3 Configurar control de acceso y asistencia

Dentro del formulario del empleado encontrarás pestañas adicionales para configurar sus permisos y modo de trabajo:

• Control de Acceso: Asigna niveles de paso por zonas horarias. Un Superusuario no tiene restricciones de horario ni antipassback. Activa Tiempo Válido para limitar el acceso a un rango de fechas específico.
• Asistencia: Define el modo de marcación (Asistencia Normal o Sin marcación requerida) y el modo de verificación: huella, tarjeta, PIN, contraseña o combinaciones.
• Control de Elevador: Asigna el piso predeterminado y tipo de llamada para sistemas compatibles (KONE y otros).
• Placa Vehicular: Registra hasta 6 placas por empleado junto con su número de espacio de parqueo.
• Intercom de Video: Asigna número de extensión, edificio y habitación para sistemas de portería inteligente.
• Extensión de Paso: Para empleados con movilidad reducida, amplía el tiempo de apertura de puertas.

4 Ajustes organizacionales: traslados y bajas

Desde Personal > Persona > Ajuste de Personal puedes mover o dar de baja a empleados sin eliminar sus registros históricos:

• Ajustar Departamento: Selecciona el nuevo departamento e indica el motivo del traslado.
• Cambiar Posición: Elige el nuevo cargo y registra el motivo del cambio.
• Despido / Baja: Define la fecha, el tipo (renuncia, traslado, despido, retiro voluntario) y el motivo. El empleado pasa automáticamente a la lista de Personal Retirado.

5 Importación masiva de empleados

Cuando tienes muchos empleados, la importación por Excel es mucho más eficiente que el registro uno a uno:

1. Ve a Personal > Persona > Importar > Descargar Plantilla y descarga el archivo plantilla_personal.xls.
2. Llena el Excel con los datos de tus empleados. Importante: los IDs no deben repetirse, de lo contrario el registro fallará.
3. Haz clic en Importar Información de Personal, selecciona el archivo con Examinar y confirma con OK.
4. (Opcional) Las fotos se importan por separado: nómbralas con el número de ID del empleado (ej: 001.jpg) y usa la opción Importar Fotos de Personal.
5. (Opcional) Los templates biométricos también pueden importarse en lote desde la misma sección.

1 Registrar una visita en tiempo real

Ve a Visitantes > Registro de Visitantes > Registro de Entrada y haz clic en Registro de Visita. Completa los campos del formulario:

• Anfitrión / Visitado: Empleado que recibirá al visitante. Busca por nombre o usa la lista desplegable.
• Departamento a Visitar: Área de la empresa a la que ingresará el visitante.
• Motivo de Visita: Selecciona uno existente o escribe uno nuevo (se guarda automáticamente para futuros usos).
• Tipo de Certificado: Cédula, Pasaporte, Licencia de conducción u Otro.
• Número de Certificado: Máximo 20 caracteres alfanuméricos.
• Punto de Entrada: Puerta o control de acceso por donde ingresará el visitante.
• Fecha y Hora (inicio / fin): Ventana de tiempo autorizada para la visita.
• Cantidad de Visitantes: Si viene acompañado, indica el número total del grupo.
• Captura de Foto: Si hay cámara conectada al servidor, usa el botón Capturar para tomar la foto del visitante en el momento.

2 Clonación de visitantes (grupos)

Cuando llega un grupo que visita al mismo anfitrión, la función Clonación de Visitante copia automáticamente los datos compartidos (anfitrión, departamento, motivo, punto de entrada, fechas y nivel de acceso) para que solo tengas que ingresar el documento y foto de cada persona.

1. Registra al primer integrante del grupo de forma completa.
2. Haz clic en Clonación de Visitante en la pantalla de Registro de Entrada.
3. Para cada acompañante solo ingresa el número de documento y toma la foto. Los campos comunes ya están pre-llenados.
4. Confirma con OK para cada persona del grupo.

3 Check-in y check-out masivo

Para procesar la entrada o salida de varios visitantes al mismo tiempo, usa la función Lote (Batch):

1. En la pantalla de Registro de Entrada, selecciona múltiples visitantes usando las casillas de verificación.
2. Haz clic en Lote > Check-in masivo o Lote > Check-out masivo según corresponda.
3. Confirma con OK. Todos quedarán registrados simultáneamente.

Desde Visitantes > Registro de Visitantes > Visitante también puedes deshabilitar visitantes bloqueados, reactivarlos o exportar la lista completa en Excel, PDF o CSV.

4 Reservaciones anticipadas

Un empleado puede agendar la visita antes de que el visitante llegue. El día de la visita, el ingreso toma solo unos segundos:

1. Ve a Visitantes > Reservación de Visitantes > Reservación y haz clic en Nuevo.
2. Llena los datos del visitante esperado: nombre, documento, anfitrión, departamento, motivo y rango de fechas.
3. (Opcional) Desde Reservación > Invitar, el sistema envía una invitación formal con los detalles de la cita.
4. El día de la visita, en Registro de Entrada busca el nombre del visitante y el sistema pre-carga toda la información. Solo verifica y confirma.

También puedes cargar un listado completo de reservaciones desde un archivo Excel usando la opción Importar con la plantilla descargable del sistema.

5 Auditoría de reservaciones

Los administradores pueden revisar y gestionar las reservaciones hechas por empleados desde Visitantes > Reservación > Auditoría de Reservación:

• Revisar / Aprobar: Selecciona la reservación y haz clic en Revisar. El visitante quedará autorizado para completar su registro de entrada.
• Rechazar: Selecciona la reservación y haz clic en Rechazar. El visitante no podrá completar el ingreso con esa reservación.